Evaluación del teletrabajo: cómo implementarlo en las empresas

Evaluación del teletrabajo como una forma de ajustarse a un nuevo modelo de mercado de las TICs que permite beneficios para empresas y trabajadores

Los puestos de trabajo se pueden flexibilizar mediante programas de teletrabajo. Esta práctica no solo supone un importante ahorro a la compañía, sino que también ayuda al trabajador a plantearse su conciliación laboral de forma diferente.

Existen muchas empresas que se muestran reacias a implantar este tipo de sistema laboral, porque consideran que no pueden realizar una evaluación del teletrabajo ni saber en qué medida existe una productividad del teletrabajo.

Sin duda, esto ha transformado el desarrollo de actividades en las organizaciones del sector privado y público. Aunque, antes de implementarlo es necesario conocer los conceptos clave, modalidades, beneficios y retos.

1. Definición

Actualmente, la Organización Internacional de Trabajo (OIT) lo define como una forma de trabajar en la que una persona está alejada de la oficina central o instalaciones de producción. Las nuevas tecnologías hacen posible esta alternativa y facilitan la comunicación entre las partes, sin necesidad de que estas se encuentren en un mismo lugar físico.

Es un modelo organizativo muy diferente al tradicional, que replantea formas de comunicación interna, y en consecuencia, genera unos nuevos mecanismos de control y seguimiento de las diferentes tareas.

El teletrabajo implica el uso de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) en los procesos del trabajo. Por eso, es fundamental que la organización disponga de las herramientas necesarias, en cuanto a tecnología se refiere, para desarrollar esta modalidad. Además, hay que prestar especial atención a las necesidades de cada perfil, porque no todos se adecuan a la tecnología existente.

El trabajador necesitará de un dispositivo para desarrollar sus funciones, bien desde un ordenador, portátil, tableta o incluso un buen teléfono inteligente. Asimismo, es necesario que tenga conexión a internet para poder mantener contacto con las personas de la compañía o empresa en la que trabaja.

Finalmente, debe disponer de acceso remoto a las aplicaciones e información necesaria para poder ejecutar las tareas que le han sido encomendadas.

2. Desempeño

Normalmente, los empleados que realizan la mayor parte de su trabajo por teléfono son los grandes candidatos a optar por la modalidad del teletrabajo, porque siempre pueden reencaminar las llamadas y abaratar la telefonía móvil para facilitar dicha actividad laboral.

Es cierto que existen perfiles propensos para hacer este tipo de modalidad de trabajo, como periodistas, escritores, abogados, ingenieros o profesiones de autónomos que pueden permanecer gran parte del tiempo en casa. Inclusive, los vendedores pueden aumentar su productividad.

Por otro lado, están los empleados de telemarketing, que pueden acceder a la información a través de una pantalla de su ordenador y aumentar su productividad gracias a la telefonía móvil.

Otros profesionales como analistas o programadores informáticos, que también realizan su actividad desde el domicilio, son perfiles que se ajustan. Cada vez son más frecuentes las tareas de procesamiento de datos desde el hogar, ya que los avances tecnológicos lo hacen posible.

3. Condiciones físicas del trabajo a distancia

Un trabajador que realiza su actividad profesional en su casa tiene la misma necesidad que el que lo hace en una oficina central. Por lo tanto, debe contar, como mínimo, con una línea de teléfono adicional para el uso laboral, línea ADSL o fibra óptica y las nuevas líneas de la Red Digital de Servicios Integrados.

A esto se añade un ordenador, que bien puede ser portátil, tableta o un pc de mesa con el que desarrollar su labor de forma ágil y cómoda. A todo esto se añade el gasto de corriente eléctrica y un mobiliario cómodo (silla profesional y mesa de trabajo).

No obstante, también hay directivos que trabajan uno o dos días a la semana en el domicilio por política de empresa. Bien para reducir tiempo en desplazamientos o para tener mayor tranquilidad dentro del hogar, al permitirles concentrarse mucho mejor.

4. Indicador de actividad

Para valorar el rendimiento de una experiencia de teletrabajo se debe comenzar por la actividad en su totalidad. Este indicador empresarial mide el tiempo que pasa desde que la persona comienza a trabajar hasta que esta finaliza su jornada laboral. En definitiva, se entiende por actividad el número de horas que una persona trabaja y que no tiene que coincidir con el horario laboral.

Realmente, el horario es un parámetro invariable porque se trata de un conjunto de tiempo que transcurre desde que la persona entra hasta que sale de la empresa. La diferencia entre horario laboral y actividad son las pausas que hace la persona, ese tiempo que no está dedicado a actividades productivas.

5.Indicador de productividad

El indicador de productividad del teletrabajo sirve para hacer un análisis sobre el número de horas que se dedican a actividades que la empresa entiende que son productivas dentro del horario laboral establecido. Esta variable permite conocer cuántas horas se dedican realmente al trabajo.

Una vez se obtienen las métricas de estos indicadores podemos compararlos, para así estudiar la evaluación del teletrabajo, dado que los horarios son flexibles de acuerdo a las necesidades del cargo y los resultados que se esperan.

5. Beneficios para el trabajador

El hecho de que un trabajador pueda desempeñar su trabajo desde cualquier lugar, que no sea la oficina, es una excelente oportunidad que le permite mejorar su calidad de vida y también aumentar su rendimiento laboral. Entre los beneficios específicos, se pueden destacar los siguientes:

Ahorro de tiempo en el desplazamiento del hogar a la oficina o lugar de trabajo correspondiente. Ahorro de dinero, porque se disminuyen los desplazamientos, el combustible para el vehículo o la utilización del transporte público. Ahorro y mejora significativa en la alimentación y salud del trabajador, porque se puede preparar la comida en su propio hogar. Mejora en la salud al reducir el estrés que se deriva de los desplazamientos. Posibilidad de una mayor conciliación de la vida laboral y familiar, al tener mayor presencia física en el hogar, así como otros espacios de socialización. Optimización de las actividades personales, porque se gestiona el tiempo y las tareas de otra forma.

6. Beneficios y ventajas para el negocio

Si los trabajadores consiguen tener mayor calidad de vida con el teletrabajo, las empresas y compañías también se ven beneficiadas:

Cuando una empresa consigue mayor productividad repercute en mayores ingresos y crecimiento de negocio. Los costos son predecibles, porque responden a la demanda en cuanto a recursos humanos y tecnología se refiere. Hay un mayor control en las tareas programadas a través de la tecnología. Los procesos están interconectados pero descentralizados.

7. Implementación y desafío de futuro

La implementación del teletrabajo supone una forma diferente a la hora de evaluar los resultados. Es una modalidad que requiere de liderazgo y participación de un equipo de trabajo coordinado, que permita ajustarse a un nuevo cambio cultural y de procedimientos utilizados.

Obviamente, es una iniciativa para aplicar un modelo de negocio que pretende ahorrar costos fijos, a la vez que avanzar en el área tecnológica o de procesos para modernizar la organización y utilizar herramientas mucho más productivas. Por otra parte, cabe reseñar que el compromiso de la institución pública es fundamental para empezar a pensar en un proyecto de adopción de teletrabajo que se ajuste a las expectativas y genere beneficios a sus promotores.

Una vez que la dirección ha decidido apostar por este nuevo modelo de trabajo, es necesario formar o crear un equipo que lidere y coordine este proceso. Podría estar formado por un área específica que logre el apoyo de otras áreas claves o por un grupo de personas que trabaje coordinadamente para lograr sus objetivos.

Lo ideal es que este equipo líder cuente con representantes de recursos humanos, área financiera, tecnología, seguridad informática, sistema de gestión de seguridad y salud laboral y área jurídica y sindical, si existe.

8. Obstáculos que hay que salvar para implementar el teletrabajo

Los beneficios del teletrabajo son considerables, pero hay que considerar también los posibles riesgos que puedan traer a la organización. A continuación, explicamos algunos detalles:

Dificultades del trabajador para adaptarse a este nuevo modelo de trabajo y que atrase el objetivo y reduzca la productividad esperada. Amenaza o riesgos informáticos por una gestión inadecuada en la información que se facilita al trabajador. No sentirse parte de la organización ni adquirir un compromiso con esta.

9. Conclusión final

El teletrabajo es la tendencia del futuro porque cada vez son más las personas que optan por esta modalidad. Nos encontramos con gran número de profesiones, que fácilmente pueden desarrollarse desde el hogar.

Esto va a permitir a las personas que puedan acogerse a esta forma de desarrollo de tareas laborales, una mayor flexibilidad en su puesto y un ahorro en costes de desplazamiento y comidas. Obviamente, es importante la organización y planificación personal para ser productivo y tener un rendimiento óptimo.

En cuanto a las organizaciones, compañías o negocios, deberán valorar si es viable o no implementarla, por los resultados que se pueden encontrar en la evaluación del teletrabajo, al igual que en el análisis de la productividad del teletrabajo. Por ese motivo, habrá que buscar también opciones o alternativas de trabajo flexible a medio plazo para poder implementar esta modalidad laboral.